Los Town Hall meetings tuvieron su auge durante los días de pandemia y cuarenta, cuando empezó a tomar mucho auge el entorno online para desarrollar todas las labores de una organización.
Explicado en palabras simples, el Town Hall es una reunión online en la que participan los directivos de la compañía y sus equipos. La manera como funciona es que, una vez que los directivos terminan de compartir la información, los colaboradores hablan entre ellos para comentar acerca de los temas que fueron expuestos.
El objetivo de estas reuniones es que los equipos tengan voz y que sus puntos de vista, opiniones y demandas sean escuchadas en un diálogo franco, sin filtros ni intermediarios, lo que ayuda a crear un ambiente de transparencia.
Otra característica de los Town Hall meetings es que son muy fáciles de montar. Básicamente, lo que necesitas es tener acceso a alguna plataforma como Zoom, Hangouts o Teams, planificar un horario y hacer la convocatoria.
Sin embargo, conviene que tengas un plan preparado y una estructura para que puedas sacarle el máximo provecho a este tipo de reuniones. Aquí vamos a dar algunas recomendaciones acerca de cómo planificar un Town Hall meeting.
Cómo organizar un Town Hall meeting
Un Town Hall puede convertirse en una experiencia enriquecedora para todos los miembros de tu equipo de trabajo. Presta atención a estos tips si estás pensando organizar uno:
Define un objetivo estratégico
Siempre debes tener un norte al cual dirigirte. Ya que estas reuniones sirven para entregar y recibir información, enfócate en que esta información sea de relevancia e interés para todos los miembros.
Así, los empleados en todos los niveles podrán conocer de primera mano cuáles son los planes de la directiva y también sabrán en qué andan los demás departamentos.
Recuerda que el objetivo es crear un feedback en donde recojas información sobre las opiniones e inquietudes de los colaboradores con respecto a todos estos temas.
Crea un espacio para preguntas y diálogo
Esta es una fase crucial del encuentro y nunca debe pasar por alto. Una vez más, recuerda que el objetivo principal del Town Hall meeting es recoger las impresiones de los colaboradores, por lo tanto, es indispensable crear un espacio donde ellos puedan expresar sus inquietudes individuales.
También es necesario responder con sinceridad a todas sus preguntas. Y en caso de no tener una respuesta, reconocerlo e indicar que se va a trabajar para conseguirla.
No tomes decisiones
Este tipo de espacios de comunicación abierta son propicios para que los colaboradores abarquen una situación puntual y busquen que la gerencia se comprometa con un hecho en particular.
En este punto, lo que tienes que hacer es decir que los directivos revisarán esa solicitud e indicarán una respuesta definitiva a la brevedad posible.
Es de suma importancia responder a todas las interrogantes que planteen los colaboradores, porque demuestra la preocupación de la gerencia en tratar estos asuntos; pero también, porque es un buen canal para expandir mensajes estratégicos por toda la organización.
Deja espacio para temas menos serios
Toda la reunión no puede estar enfocada únicamente en las cuestiones del negocio.
Ocúpate en crear un espacio donde se compartan actividades e historias que fomenten un acercamiento más humano entre todos los participantes. Este tipo de momentos no solo hacen la reunión más llevadera, también ayudan a mejorar el clima laboral.
Termina con algo positivo
El término de la reunión siempre tiene que ser con una nota positiva. Aprovecha ese último momento para celebrar un aniversario, cumpleaños o entregar algún reconocimiento.
Envía un resumen del evento
El enviar un correo electrónico con las principales conclusiones a las que se llegaron en la reunión te va a garantizar que a todo el equipo le lleguen los mensajes estratégicos, incluso a aquellos que no asistieron.
Ventajas del Town Hall meeting
Veamos cuáles son las principales ventajas de un Town Hall meeting:
- Las actualizaciones se comparten al momento: Gracias a la tecnología, incluso los equipos más remotos van a poder participar de esta reunión y recibir de primera mano y en tiempo real todas las actualizaciones. Esto evita que se enteren por otros canales, donde la información les puede llegar distorsionada.
- Liderazgo visible: Sobre todo en las grandes organizaciones, estas reuniones permiten que todos los niveles tengan un contacto directo con los directivos o el CEO. Comunicar mensajes de una manera tan directa tiene mucho más impacto que hacerlo mediante correo electrónico.
- Reforzar la cultura organizacional: Realizar reuniones periódicas en las que participan distintos niveles y departamentos es una gran oportunidad para reforzar los valores que forman la cultura organizacional.
- Empleados comprometidos: Participar de estas reuniones le otorga al colaborador la sensación de que forma parte de la toma de decisiones.
- Retroalimentación sin filtro: Los directivos pueden escuchar las opiniones de los empleados directamente desde ellos, obteniendo un panorama más honesta acerca del punto de vista y opinión de los colaboradores.
Desventajas del Town Hall meeting
Así como tiene muchas ventajas, los Town Hall meeting también tienen algunas desventajas:
- Complejidad en la logística: Sobre todo si el equipo se encuentra repartido en varias partes del mundo y husos horarios, puede llegar a ser complicado el organizar la reunión.
- Retroalimentación infructífera: Lejos de propiciar una comunicación sin filtro, los Town Hall meetings se pueden prestar a que los colaboradores no expresen la que es realmente su opinión, sino que digan lo que creen que es políticamente correcto para intentar agradar a los directivos.
- Problemas sociales: No todo el mundo se siente cómodo hablando delante de muchas personas que, en muchas ocasiones, ni siquiera conoce.
Takeaways: El Town Hall meeting es una reunión online donde los directivos hablan delante de todos los colaboradores y, posteriormente, se crea un espacio para que los empleados puedan dar sus impresiones y opiniones.